Bạn có bao giờ tự hỏi làm thế nào các cửa hàng lớn có thể quản lý hàng ngàn sản phẩm khác nhau một cách nhanh chóng và chính xác? Bí quyết nằm ở những chuỗi ký tự ngắn gọn nhưng chứa đựng nhiều thông tin – đó chính là mã SKU. Hãy cùng khám phá xem mã SKU là gì và tại sao nó lại trở thành công cụ không thể thiếu trong quản lý hàng tồn kho nhé.
Mục lục bài viết
Mã SKU là gì?
SKU là viết tắt của cụm từ Stock Keeping Unit, còn được gọi là mã hàng hóa hoặc mã sản phẩm thường là chuỗi ký tự gồm các số và chữ đi kèm. Đây là một mã số duy nhất được gán cho một sản phẩm cụ thể trong kho.
Mã số nhận dạng này giúp nhận diện chính xác sản phẩm đó bao gồm các đặc điểm cụ thể như kích thước, màu sắc, nhà sản xuất và bao bì. Chính vì vậy, bạn có thể coi SKU như một địa chỉ của sản phẩm, cho biết sản phẩm là gì và ở đâu có thể tìm thấy nó.
Tại sao mỗi sản phẩm cần một mã SKU trong bán hàng?
Mã SKU sản phẩm đóng vai trò như một "căn cước công dân" riêng biệt của từng sản phẩm.
- Phân biệt sản phẩm: Mỗi sản phẩm mặc dù có giống nhau về kiểu dáng, kích thước hay màu sắc, chúng đều có 1 mã SKU riêng. Mã này rất thiết thực khi cần tìm kiếm sản phẩm đặc biệt trong vấn đề lưu kho. Nếu kinh doanh nhiều sản phẩm cùng loại nhưng từ các nhà cung cấp khác nhau, mã SKU sẽ giúp phân biệt nguồn gốc xuất xứ của từng sản phẩm.
- Quản lý hàng tồn kho: Những con số, con chữ khác biệt trên hàng tồn kho giúp người giám sát, quản lý có thể theo dõi số lượng hàng hóa chính xác tránh tình trạng thiếu hàng hoặc tồn kho quá nhiều. Hiện đại hơn, các hệ thống tự động có thể gửi cảnh báo khi lượng hàng tồn kho của một sản phẩm nào đó đạt mức thấp giúp bạn kịp thời nhập hàng bổ sung.
- Kiểm soát nhập xuất kho: Mã sản phẩm rất dễ dàng để ghi nhận quá trình nhập hàng, xuất hàng. Điều này rất quan trọng trong việc kiểm soát dòng chảy hàng hóa.
- Phân tích doanh số: Bằng cách theo dõi doanh số bán hàng của từng SKU, doanh nghiệp có thể xác định được những sản phẩm bán chạy, từ đó đưa ra các quyết định kinh doanh phù hợp.
- Cá nhân hóa trải nghiệm khách hàng: Dựa trên lịch sử mua hàng (dựa trên mã SKU sản phẩm), bạn có thể gửi các khuyến mãi, sản phẩm gợi ý phù hợp với từng khách hàng.
SKU khác gì barcode?
Trong khi Barcode tập trung vào việc giao tiếp giữa doanh nghiệp và các hệ thống khác giúp các giao dịch diễn ra nhanh chóng và chính xác thì SKU tập trung vào việc quản lý nội bộ của doanh nghiệp giúp doanh nghiệp hiểu rõ về hàng hóa của mình. Dưới đây là bảng so sánh giúp bạn có cái nhìn rõ ràng hơn về 2 khái niệm này.
| Tính năng | SKU | Barcode |
| Bản chất | Mã số hoặc chuỗi ký tự | Biểu diễn hình ảnh |
| Mục đích chính | Quản lý nội bộ | Nhận dạng và giao dịch |
| Thông tin chứa đựng | Chi tiết về sản phẩm (loại, kích thước, màu sắc,...) | Thông tin cơ bản (mã sản phẩm, nhà sản xuất) |
| Cách tạo | Do doanh nghiệp tự định nghĩa | Theo tiêu chuẩn quốc tế |
Cách đặt tên mã sản phẩm chuyên nghiệp, dễ nhớ
Một mã SKU thường bao gồm các yếu tố sau:
- Nhóm sản phẩm: Ví dụ như ÁO, QUẦN, ĐIỆN_THOẠI, MÁY_TÍNH
- Loại sản phẩm: Ví dụ: ÁO_SƠ_MI, QUẦN_JEAN, SMARTPHONE, LAPTOP
- Kích thước: Ví dụ: S, M, L, XL
- Màu sắc: Ví dụ: ĐỎ, XANH, ĐEN, TRẮNG
- Chất liệu: Ví dụ: COTTON, DA, NHỰA
- Nhà sản xuất: Ví dụ: NIKE, SAMSUNG, APPLE
- Đặc điểm khác: Ví dụ: phiên bản, model, năm sản xuất.
Ví dụ:
Giả sử bạn kinh doanh quần áo. Bạn có thể sử dụng cấu trúc mã SKU sản phẩm như sau: AO-SOMI-DEN-L-001
Lưu ý khi đặt tên SKU sản phẩm
- Tránh dùng thông tin quá dài: Mặc dù mã SKU cần phản ánh đầy đủ thông tin về sản phẩm nhưng nó cũng cần được giữ ngắn gọn và dễ hiểu để tránh rối mắt và khó sử dụng.
- Không bắt đầu mã SKU bằng số 0: Vì một số phần mềm có thể tự động loại bỏ số 0 ở đầu nên các mã SKU bắt đầu bằng số 0 dễ bị rút gọn, gây nhầm lẫn và sai sót trong quá trình quản lý.
- Tránh sử dụng các ký tự đặc biệt: Bạn nên sử dụng chữ cái và số để tránh gây nhầm lẫn giúp việc nhập liệu nhanh chóng và chính xác.
- Thường xuyên đánh giá và điều chỉnh: Cấu trúc mã SKU có thể cần được điều chỉnh khi doanh nghiệp mở rộng quy mô và danh mục sản phẩm.
Cách xây dựng mã SKU cho doanh nghiệp
Việc áp dụng một hệ thống mã SKU hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp quản lý hàng hóa dễ dàng hơn, giảm thiểu rủi ro nhầm lẫn và tiết kiệm thời gian khi kiểm tra hàng tồn kho. Dưới đây là một số bước cụ thể để xây dựng và thực hành mã SKU:
1. Xác định các yếu tố chính cần có trong mã SKU
Trước khi tạo mã SKU, bạn hãy xác định các yếu tố cần thiết để phân loại sản phẩm. Những yếu tố này sẽ dựa trên đặc điểm cụ thể của từng loại sản phẩm chẳng hạn như nhóm sản phẩm, chất liệu, kích thước và màu sắc. Bạn có thể tham khảo các yếu tố cần có trong 1 mã SKU trong bán hàng ở nội dung đặt tên phía trên.
2. Tạo bảng quy tắc đặt mã SKU
Xây dựng một bảng quy tắc để mọi người trong doanh nghiệp đều có thể áp dụng chung một cách thức tạo mã SKU. Điều này giúp duy trì sự nhất quán và tránh tình trạng trùng lặp hoặc khó hiểu.
Bảng quy tắc đặt mã sản phẩm có thể bao gồm các yếu tố như:
- Quy định ký tự: Chữ viết hoa, chữ thường, số, dấu gạch nối...
- Quy định độ dài mã: Ví dụ: tối đa 20 ký tự.
- Quy định các trường đặc biệt: Ví dụ: cách viết tắt các từ, cách viết màu sắc.
3. Thử nghiệm với mã SKU
Trước khi áp dụng rộng rãi, bạn hãy thử nghiệm với một nhóm sản phẩm nhất định để xem hệ thống mã SKU có thực sự hiệu quả không bằng cách:
- Kiểm tra xem mã SKU có dễ hiểu, dễ sử dụng không?
- Kiểm tra xem có trùng lặp mã SKU nào không?
Dựa vào kết quả, bạn có thể điều chỉnh để đạt được kết quả tốt nhất.
4. Duy trì và cập nhật mã SKU
Khi doanh nghiệp mở rộng và thêm sản phẩm mới cần điều chỉnh và cập nhật hệ thống mã SKU để phù hợp với danh mục sản phẩm mới. Điều này giúp giữ cho việc quản lý luôn chính xác và dễ dàng. Việc không cập nhật mã sản phẩm kịp thời có thể dẫn đến nhiều vấn đề như nhầm lẫn trong quá trình nhập xuất kho, sai lệch dữ liệu và khó khăn trong việc phân tích doanh số.
.jpg "Mã SKU")
SKU được ứng dụng như thế nào?
Các cá nhân, doanh nghiệp lớn nhỏ bán hàng trên trang thương mại điện tử có thể tạo SKU riêng để theo dõi doanh số bán hàng và hàng tồn kho trên các hệ thống này. Các nền tảng thương mại điện tử như Amazon, Shopee, Lazada... hiện tại đều cho phép người bán tạo mã SKU riêng cho sản phẩm của mình.Có đến 600 triệu sản phẩm được niêm yết trên thị trường Amazon vào năm 2023. Điều này cho thấy tầm quan trọng của SKU trong việc quản lý một lượng lớn sản phẩm trên một nền tảng thương mại điện tử lớn.
Ngày nay với sự phát triển của công nghệ, mã SKU không chỉ dừng lại ở việc quản lý hàng hóa truyền thống. Mã vạch thông minh, tích hợp công nghệ NFC (Near Field Communication) hoặc QR code đang dần thay thế các mã vạch truyền thống. Nhờ đó, người tiêu dùng có thể dễ dàng truy cập thông tin sản phẩm, kiểm tra nguồn gốc, thậm chí là thực hiện thanh toán chỉ bằng một cú quét. Ngoài ra, việc tích hợp mã SKU với Internet of Things (IoT) mở ra nhiều tiềm năng mới trong việc quản lý chuỗi cung ứng từ nhà sản xuất đến tay người tiêu dùng.
Qua bài viết của Kiến Thức 24h, có thể thấy rằng mã SKU là một công cụ đa năng, đóng vai trò quan trọng trong cả việc quản lý hàng tồn kho và cá nhân hóa trải nghiệm khách hàng. Bằng cách sử dụng mã SKU một cách hiệu quả, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa hoạt động kinh doanh, giảm thiểu chi phí và tăng doanh thu. Việc đầu tư vào một hệ thống quản lý mã SKU chuyên nghiệp là một quyết định thông minh cho bất kỳ doanh nghiệp nào muốn nâng cao hiệu quả hoạt động và cạnh tranh trên thị trường.
