Bạn đã bao giờ kết thúc một ngày làm việc 8 tiếng trong trạng thái kiệt sức, nhưng khi nhìn lại danh sách công việc, bạn nhận ra mình chẳng hoàn thành được điều gì? Chúng ta dành hàng giờ để trả lời email nhanh như chớp, nhảy vào mọi cuộc họp và phản hồi tin nhắn ngay lập tức. Những công việc tưởng chừng bận rộn này thực chất đó chỉ là "nỗ lực ảo".
Hiện nay rất nhiều người biết đến khái niệm deep work nhưng thực tế, không phải ai cũng biết cách áp dụng hiệu quả. Đặc biệt ở Việt Nam, môi trường làm việc còn nhiều yếu tố phân tâm và thói quen “đa nhiệm” đang chiếm ưu thế, khiến khoảng cách giữa việc "biết" và "sống" cùng Deep Work ngày càng rõ rệt. Để thực sự khai thác sức mạnh của Deep Work, chúng ta cần phân biệt rõ giữa Deep Work vs Shallow Work (những công việc lặp đi lặp lại không tạo ra giá trị đột phá). Hãy cùng tìm hiểu Deep Work là gì và làm thế nào để thực hành trong bài viết sau!
Mục lục bài viết
Deep Work là gì?
Deep Work là khái niệm được Cal Newport, một giáo sư Đại học Georgetown và tác giả nổi tiếng về năng suất và quản lý thời gian, đưa ra trong cuốn sách Deep Work: Rules for Focused Success in a Distracted World xuất bản năm 2016. Deep Work là khả năng tập trung cao độ, không bị xao nhãng vào một nhiệm vụ đòi hỏi tư duy phức tạp. Đây là trạng thái mà bạn hoàn toàn chìm vào công việc, loại bỏ mọi yếu tố gây gián đoạn và tối ưu hóa năng lực tư duy.
Khi bạn tập trung sâu, não bộ kích hoạt quá trình myelin hóa - một cơ chế giúp các nơron truyền tín hiệu nhanh và chính xác hơn. Điều này đồng nghĩa với việc khả năng xử lý thông tin và giải quyết vấn đề của bạn được nâng lên một cấp độ mới.
Một số đặc điểm của Deep Work:
- Sự tập trung tuyệt đối: Không điện thoại, không mạng xã hội, không đa nhiệm.
- Đẩy năng lực nhận thức đến giới hạn: Thực hiện những việc mà "máy móc" hoặc "người không chuyên" khó có thể làm thay.
- Tạo ra giá trị mới và khó bị sao chép: Kết quả của Deep Work thường là những sản phẩm chất lượng cao, mang dấu ấn cá nhân hoặc chuyên môn sâu sắc.
Tại sao chúng ta cần Deep Work?
Trong một thế giới hiện đại nơi nhiều công việc có thể được tự động hóa, khả năng tập trung sâu và làm việc hiệu quả trở thành một lợi thế cạnh tranh quan trọng. Nếu bạn không thể thực hành Deep Work, rất dễ bị mắc kẹt trong những công việc lặp đi lặp lại, không tạo ra giá trị đột phá và khó nâng cao năng lực bản thân.
- Gia tăng năng suất: Deep Work giúp bạn hoàn thành công việc chất lượng cao trong thời gian ngắn hơn. Khi tập trung tối đa, bạn không còn bị phân tâm bởi email, thông báo hay các cuộc họp không cần thiết, nhờ đó có thể xử lý những nhiệm vụ quan trọng một cách hiệu quả hơn. Một công việc vốn mất cả buổi để hoàn tất có thể được hoàn thành nhanh hơn mà vẫn đảm bảo chất lượng.
- Phát triển kỹ năng hiếm: Khả năng học nhanh các vấn đề phức tạp và giải quyết những thách thức khó là một trong những lợi ích lớn nhất của Deep Work. Những kỹ năng này không chỉ giúp bạn trở nên giá trị hơn trong công việc hiện tại mà còn mở ra nhiều cơ hội nghề nghiệp trong tương lai, những năng lực mà công nghệ hay người khác khó thay thế.
- Sự hài lòng và hạnh phúc: Deep Work đưa con người vào trạng thái “Dòng chảy” (Flow), bạn hoàn toàn chìm trong công việc, thời gian như trôi nhanh, căng thẳng giảm và bạn cảm thấy thỏa mãn với những gì mình tạo ra. Trạng thái này không chỉ giúp công việc hiệu quả hơn mà còn mang lại niềm vui, sự hạnh phúc và cảm giác thành tựu trong cuộc sống hàng ngày.
So sánh Deep Work vs Shallow Work
Trong cuộc sống công việc hiện đại, không phải tất cả những giờ làm việc đều đem lại giá trị như nhau. Có những công việc đòi hỏi sự tập trung cao độ, suy nghĩ sáng tạo và tạo ra kết quả độc đáo, đó là Deep Work. Ngược lại, có những công việc lặp đi lặp lại, dễ bị thay thế và không mang lại đột phá – đó là Shallow Work. Hiểu rõ sự khác biệt giữa Deep Work vs Shallow Work này giúp bạn phân bổ thời gian hiệu quả và nâng cao năng suất thực sự.
| Tiêu chí | Deep Work | Shallow Work |
| Mức độ tập trung | Tập trung tuyệt đối, không bị gián đoạn | Dễ bị phân tâm, thường xuyên ngắt quãng |
| Loại công việc | Nhiệm vụ phức tạp, sáng tạo, đòi hỏi tư duy cao | Công việc lặp đi lặp lại, đơn giản, dễ thay thế |
| Giá trị tạo ra | Cao, khó bị sao chép, tạo lợi thế cạnh tranh | Thấp, ít giá trị, dễ bị thay thế |
| Thời gian thực hiện | Yêu cầu khoảng thời gian liên tục, thường dài hơn | Có thể thực hiện ngắt quãng, thời gian ngắn |
| Lợi ích cho cá nhân | Phát triển kỹ năng hiếm, tăng năng suất, trải nghiệm Flow | Giúp duy trì hoạt động hàng ngày nhưng ít phát triển bản thân |
| Ví dụ | Viết sách, lập trình phức tạp, nghiên cứu chuyên sâu | Trả lời email, họp hành, nhập liệu, đọc tin tức công việc |
Hướng dẫn các bước thực hành Deep Work hiệu quả (Step-by-Step)
Để bước vào trạng thái làm việc sâu, bạn không thể chỉ dựa vào ý chí. Ý chí là một nguồn tài nguyên hữu hạn và sẽ cạn kiệt rất nhanh. Thay vào đó, bạn cần một quy trình chuẩn bị kỹ lưỡng:
Bước 1: Chọn môi trường lý tưởng
Thực hành Deep Work ở văn phòng mở là một thử thách lớn, vì não bộ rất nhạy cảm với các tín hiệu từ môi trường. Bàn làm việc bừa bãi hay không gian ồn ào liên tục gửi tín hiệu gây nhiễu đến hệ thần kinh, khiến bạn khó đi vào trạng thái tập trung sâu.
Một môi trường lý tưởng không chỉ là nơi yên tĩnh mà còn là nơi bạn không bị làm phiền. Bạn có thể áp dụng các mẹo sau:
- Sử dụng tai nghe chống ồn (hoặc tai nghe chụp tai): Đây là tín hiệu "đừng làm phiền" mạnh mẽ nhất. Ngay cả khi bạn không nghe nhạc, việc đeo tai nghe khiến đồng nghiệp ngại ngắt quãng dòng suy nghĩ của bạn hơn.
- Đặt một biển báo nhỏ và tín hiệu: Bạn có thể đặt một món đồ chơi nhỏ hoặc biển báo "Đang tập trung" trên bàn. Hãy giải thích với đồng nghiệp: "Khi mình đặt món đồ này ở đây, nghĩa là mình đang cần 1 tiếng tập trung cao độ, có gì gấp mọi người hãy nhắn tin nhé".
- Giờ tập trung chung (Focus Hours): Đề xuất với team một khung giờ yên tĩnh, ví dụ 10h - 11h sáng, để mọi người hạn chế trao đổi trực tiếp và cùng nhau xử lý các nhiệm vụ khó.
Bước 2: Xác định mục tiêu cụ thể
Một trong những lỗi phổ biến khi bắt đầu Deep Work là không biết rõ mình sẽ làm gì. Nếu không có mục tiêu cụ thể, não bộ sẽ dễ rơi vào trạng thái mông lung, làm việc nhiều nhưng không tạo ra giá trị thực. Để khắc phục, bạn có thể sử dụng ma trận Eisenhower giúp bạn phân loại công việc theo hai tiêu chí: Quan trọng và Khẩn cấp. Cụ thể như sau:
| Khẩn cấp | Không khẩn cấp | |
| Quan trọng | Làm ngay: Nhiệm vụ cần hoàn thành ngay, ví dụ: xử lý khủng hoảng khách hàng hoặc deadline gấp. Đây là những việc nên ưu tiên cho Deep Work nếu có thể. | Lập kế hoạch: Nhiệm vụ quan trọng nhưng không gấp, ví dụ: nghiên cứu tài liệu, viết báo cáo chuyên sâu, lập chiến lược. Đây là cách Deep Work giúp bạn tạo giá trị bền vững. |
| Không quan trọng | Ủy quyền: Nhiệm vụ gấp nhưng không quan trọng, ví dụ: trả lời email không quan trọng, sắp xếp cuộc họp nhỏ. Những task này có thể giao cho người khác. | Bỏ qua: Loại bỏ những nhiệm vụ không quan trọng và không khẩn cấp, ví dụ: kiểm tra mạng xã hội, cập nhật file phụ. Bạn không nên tốn thời gian cho việc này. |
Bước 3: Loại bỏ sự xao nhãng (Digital Detox)
Các yếu tố xao nhãng kỹ thuật số như thông báo điện thoại, email, tin nhắn hay mạng xã hội liên tục “kéo” não bộ ra khỏi trạng thái tập trung, khiến bạn mất rất nhiều năng lượng chỉ để quay lại công việc. Thực hiện Digital Detox chính là cách deep work hiệu quả nhất để bảo vệ "tài nguyên" chú ý của bạn. Khi làm việc, bạn có thể thực hiện "cai nghiện số" ngắn hạn bằng cách:
- Tắt mọi thông báo không khẩn cấp: Vô hiệu hóa thông báo từ Facebook, Shopee hay thậm chí là các nhóm chat không liên quan đến công việc trên Zalo/Slack trong suốt phiên Deep Work.
- Sử dụng ứng dụng hỗ trợ: Cài đặt các công cụ như Forest (trồng cây trên điện thoại) hoặc Cold Turkey (chặn trang web trên máy tính) để tạo rào cản kỹ thuật số, giúp bạn cưỡng lại thói quen vô thức lướt web khi gặp một ý tưởng khó.
- Chế độ "Do Not Disturb": Hãy để điện thoại ở chế độ không làm phiền và úp màn hình xuống. Khi tầm mắt không nhìn thấy thiết bị, não bộ sẽ ít bị kích thích bởi khao khát kiểm tra tin nhắn hơn.
Bước 4: Sử dụng kỹ thuật quản lý thời gian
Để Deep Work hiệu quả, quản lý thời gian một cách có chủ đích là rất quan trọng. Một trong những phương pháp phổ biến và hiệu quả nhất là Time Blocking chia ngày thành các khối thời gian cụ thể cho từng nhiệm vụ và tuân thủ nghiêm ngặt.
Ví dụ:
- 9h - 11h: Viết báo cáo phân tích
- 14h - 16h: Nghiên cứu dữ liệu
- 16h - 16h30: Rà soát và ghi chú kết quả
Cách chia Time Blocking:
- Hãy dành ra những khối thời gian "vàng" (thường là đầu giờ sáng khi não bộ còn minh mẫn) và đánh dấu chúng trên lịch cá nhân là "Busy".
- Áp dụng phương pháp Pomodoro phiên bản sâu bằng cách thay vì 25 phút, hãy thử các khối thời gian dài hơn từ 60 đến 90 phút. Đây là khoảng thời gian đủ dài để não bộ vượt qua giai đoạn khởi động và tiến sâu vào trạng thái tập trung cao độ.
- Các khối thời gian này có thể áp dụng theo các triết lý Monastic, Rhythmic, Bimodal hoặc Journalistic của Cal Newport tùy vào lối sống của bạn.
(1) Tu viện (Monastic): Bạn cắt đứt mọi liên lạc và dành khối thời gian liên tục dài (3 - 4h hoặc cả ngày) cho nhiệm vụ quan trọng. Đây là khối thời gian “cực sâu”, ưu tiên tuyệt đối, giống như một phiên Time Blocking dài.
(2) Song hành (Bimodal): Chia lịch theo tuần hoặc tháng, ví dụ 3 ngày biệt lập để tập trung sâu. Khối thời gian được lập kế hoạch rõ ràng, xen kẽ với thời gian làm việc bình thường. Đây là Time Blocking theo tuần/tháng, giúp cân bằng giữa công việc thường nhật và Deep Work.
(3) Thiết lập thói quen cố định mỗi ngày, ví dụ 5h - 7h sáng: Khối thời gian Deep Work lặp lại hàng ngày, tạo nhịp điệu ổn định. Đây là Time Blocking dựa trên chu kỳ cố định, giúp não bộ hình thành thói quen tập trung.
(4) Phóng viên (Journalistic):Tận dụng bất cứ lúc nào có thời gian trống, cần chuyển trạng thái nhanh. Khối thời gian linh hoạt, nhưng vẫn được “đánh dấu” rõ ràng cho Deep Work. Đây là Time Blocking linh hoạt, phù hợp với người có lịch trình không cố định.
Bước 5: Nghỉ ngơi và phục hồi
Làm việc sâu thực sự tiêu tốn rất nhiều năng lượng nhận thức, đặc biệt khi bạn tập trung cao độ trong khối thời gian dài. Nếu không nghỉ ngơi đúng cách, não bộ sẽ mệt mỏi, dẫn đến giảm hiệu quả và khó duy trì thói quen tập trung sâu lâu dài.
- Nghỉ ngơi: Sau một phiên làm việc sâu, hãy đứng dậy đi lại, uống nước hoặc nhìn vào khoảng không xanh mát thay vì tiếp tục dán mắt vào màn hình điện thoại. Việc lướt mạng xã hội lúc này chỉ khiến não bộ thêm mệt mỏi vì phải xử lý lượng thông tin rác khổng lồ.
- Kết thúc công việc (Shutdown Ritual): Vào cuối ngày, hãy dành 10 phút để kiểm tra lại các đầu việc, lên kế hoạch cho ngày mai và tự nhủ: "Mọi việc hôm nay đã xong". Điều này giúp bộ não hoàn toàn ngắt kết nối với công việc, đảm bảo chất lượng giấc ngủ để phục hồi cho phiên Deep Work tiếp theo.
Qua bài viết của Kiến Thức 24h, Deep Work không đơn giản là làm việc nhiều hơn mà là làm việc thông minh và sâu sắc hơn, tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng, tạo ra giá trị thực sự và khó bị thay thế. Đây là “siêu năng lực” giúp bạn nâng cao năng suất, phát triển kỹ năng hiếm và đạt được trạng thái “flow” đầy hứng khởi trong công việc. Bạn có thể bắt đầu từ những khoảng thời gian ngắn, 30 - 60 phút mỗi phiên và tăng dần khi bạn quen với trạng thái tập trung sâu, bạn sẽ dần làm chủ được Deep Work tạo thành thói quen bền vững giúp tăng hiệu suất công việc của mình.
