Bạn là một nhà quản trị và đang lãnh đạo đội ngũ nhân viên của doanh nghiệp mình? Bạn đang băn khoăn không biết làm cách nào để động viên, khích lệ tinh thần nhân viên làm việc tốt và đạt hiệu suất cao? Hãy cùng tham khảo các phương pháp khuyến khích nhân viên làm việc hiệu quả mà Kiến Thức 24H muốn chia sẻ với bạn trong bài viết này.
Mục lục bài viết
Cơ sở của sự động viên và khuyến khích
Trong hệ thống hoạt động của một doanh nghiệp thường sẽ có 4 công tác chính đó là: Chiến lược, Tổ chức, Lãnh đạo, Kiểm tra - Giám sát. Trong đó, lãnh đạo đóng vai trò rất quan trọng vì nó trực tiếp liên quan đến yếu tố con người và đòi hỏi phải có nghề. Nói một cách dễ hiểu thì lãnh đạo là đạt được mục tiêu do chiến lược của nhà kinh doanh đặt ra thông qua người khác, cụ thể là đội ngũ nhân viên chứ không phải là trực tiếp làm. Nhưng muốn làm được điều này đòi hỏi nhà quản trị phải biết cách khích lệ tinh thần nhân viên đúng nơi, đúng lúc và kịp thời để có hiệu suất làm việc cao nhất. Thông thường, hiệu suất làm việc của nhân viên sẽ là sự kết hợp giữa năng lực và sự động viên.
- Về năng lực: Để có thể tận dụng và phát huy tối đa khả năng của một nhân viên trong quá trình làm việc, nhà quản trị cần chú ý đến 2 yếu tố cơ bản là: tuyển dụng thật tốt và sa thải hợp lý, chính xác.
- Về động viên: Được thể hiện ở cách dùng người và giữ người tài, bố trí công việc sao cho phù hợp với khả năng thực tế, khí chất và những biện pháp cần làm để động viên kịp thời những người có tài.
Người xưa có câu: nhiệt tình + ngu dốt = phá hoại. Nói như vậy để thấy rằng sự nhìn nhận, đánh giá chính xác về năng lực nhân viên kết hợp với các phương pháp khuyến khích phù hợp là rất quan trọng trong doanh nghiệp. Người không có năng lực mà động viên thì sẽ làm tăng tỉ lệ “phá hoại”. Ngược lại, người có năng lực mà có sự động viên, khích lệ hợp lý sẽ mang lại hiệu suất làm việc cực tốt. Theo nghiên cứu thì cơ sở của việc động viên sẽ dựa trên 6 nhân tố dưới đây. Nếu nhà lãnh đạo làm thỏa mãn được các nhân tố này cho đội ngũ nhân viên thì hiệu suất làm việc sẽ rất tốt.
1. Động cơ
Trong 6 nhân tố thì quan trọng nhất là vấn đề thỏa mãn được động cơ. Động cơ có thể hiểu là sự mong muốn hoặc bức xúc để tạo ra động lực đẩy. Đây cũng được coi là nguồn gốc của hành vi có mục đích. Động cơ là gốc của vấn đề cần phải xử lý. Chính vì vậy nên người lãnh đạo phải nắm được động cơ của nhân viên. Ví dụ: Khi yêu một người thì hành vi trò chuyện, tán tỉnh, đi chơi xuất phát từ động cơ là yêu thích thể xác hoặc tâm hồn và ngược lại. Động cơ thường xuất phát từ 5 nhu cầu cơ bản như: Nhu cầu sinh lý để tồn tại (ăn, mặc, tiền bạc), Sự an toàn, Quan hệ xã hội, Sự kính trọng, Sự thể hiện. Các nhu cầu này được phân thành 3 nhóm bao gồm:
- Nhóm 1: Nhu cầu sinh lý, Sự an toàn
Mục đích của nhóm này là để tồn tại. Đây là nhu cầu tối thiểu cần phải có. Bạn không nên đe dọa đuổi việc, không nên giảm lương hoặc nếu có chuyện xảy ra mà xét thấy mức độ không quá nghiêm trọng thì bạn nên tỏ ra chia sẻ, quan tâm hoặc bênh vực để nhân viên cảm thấy không lo sợ, an tâm và hoàn toàn tin tưởng ở công ty bạn về vấn đề nhu cầu được tồn tại.
Một dẫn chứng thực tế: Các doanh nghiệp Nhà nước có nhân viên trình độ cao, mặc dù lương thấp nhưng họ vẫn làm bởi vì nơi đây luôn đảm bảo sự tồn tại, mang lại cảm giác thực sự yên tâm, không lo sợ bị đuổi việc.
- Nhóm 2: Quan hệ xã hội, Sự kính trọng
Nhu cầu có bạn bè, được giao tiếp với mọi người, có sự thăng tiến trong công việc hay đó chính là nhu cầu được người khác kính trọng bởi địa vị của mình.
- Nhóm 3: Sự thể hiện
Là nhu cầu được thể hiện khả năng của bản thân, thể hiện cái tôi (tham gia, đề xuất, đóng góp ý kiến) và được ghi nhận. Trên thực tế, động cơ của đội ngũ nhân viên tại các doanh nghiệp Việt Nam thường biểu hiện ở các yếu tố và được ưu tiên theo thứ tự như sau:
- Số 1: Sự thăng tiến
- Số 2: Tiền lương
- Số 3: Sự an toàn
- Số 4: Công việc hấp dẫn
- Số 5: Được tôn trọng
- Số 6: Quyền lực: pháp lý, chuyên môn, quyền cá nhân.
Như vậy, nhân tố động cơ sẽ bao gồm 5 nhu cầu được chia thành 3 nhóm chính. Và hiện thân vào doanh nghiệp ở Việt Nam chính là 6 yếu tố ở trên. Đây được đánh giá là một trong những phương pháp khuyến khích nhân viên hiệu quả nhất và là nguồn động lực chính để nhân viên có thể gắn bó làm mãi mãi với doanh nghiệp.
2. Sự an toàn
Hãy tạo cho nhân viên một cảm giác thực sự yên tâm khi làm việc tại doanh nghiệp bạn. Đừng bao giờ nói xấu họ, không nên tỏ ra nguy hiểm trước mặt họ và luôn giữ được sự bình tĩnh, niềm nở, vui vẻ trong mọi tình huống. Nếu làm sai, bạn hãy trao đổi riêng, nhẹ nhàng góp ý, phân tích để họ có thể thấy được chỗ sai và sửa. Ngoài ra thì bạn cũng nên tôn trọng cách nhìn của nhân viên, không áp đặt quan điểm của mình cho họ dù có ưng ý vấn đề đó hay không.
3. Sự thể hiện
Là thế giới quan riêng của mỗi người, là nhu cầu được thể hiện khả năng của bản thân, thể hiện cái tôi của mình như: tham gia, đề xuất, đóng góp ý kiến và mong muốn được ghi nhận. Bạn hãy cứ lắng nghe, nhìn nhận vấn đề và có cách xử lý sao cho phù hợp nhất. Không nên bác bỏ ý kiến đóng góp đó ngay lập tức.
4. Cảm xúc tích cực
Một số yếu tố tại công ty sẽ có tác động đến cảm xúc tích cực của nhân viên. Ví dụ như: sếp vui vẻ, hòa đồng; không gian làm việc sạch sẽ,…sẽ làm thỏa mãn con tim, tạo hiệu ứng tốt cho cảm xúc.
5. Khí chất
Khí chất thường thể hiện ra bên ngoài như: trầm tính, nóng nảy, linh hoạt, ưu tư,….Đây là những phản xạ sinh học của não bộ. Thông thường, theo bản năng thì con người sẽ có xu hướng tìm một công việc phù hợp với khí chất của mình. Vậy nên trên thực tế có người thích làm nhân viên bán hàng, có người thích làm kế toán, có người lại thích làm kỹ thuật,….Và khi đã tìm được một công việc như mong muốn thì họ sẽ cảm thấy thích thú hơn là các công việc khác. Chính vì vậy nên bạn phải biết cách bố trí công việc sao cho phù hợp với khí chất từng người để vừa đáp ứng yêu cầu, vừa giúp nhân viên có cảm giác thú vị và tạo ra động lực đẩy để làm. Tránh sắp xếp công việc không phù hợp với khí chất. Ví dụ: Người linh hoạt thì nên bố trí làm nhân viên sale; Người nóng nảy thì không thể bố trí làm kế toán; Người trầm tính thì không nên bố trí làm bí thư chi bộ.
6. Tính cách
Cũng giống như nhân tố khí chất ở trên, tính cách của con người ví dụ như: dễ tính, khó tính, ôn hòa,…cũng là yếu tố quyết định đến sự lựa chọn công việc của họ. Một người khó tính hoặc tính cầu toàn thì phần lớn là sẽ không thích làm kinh doanh, bán hàng. Nếu họ có làm thì cũng sẽ không tạo ra sự thích thú trong công việc. Vậy nên, việc hiểu được tính cách của từng nhân viên cũng sẽ giúp bạn có cách sắp xếp công việc hợp lý để tạo ra nguồn động lực.
Nếu doanh nghiệp bạn mang lại đủ 6 yếu tố trên cho đội ngũ nhân viên thì công suất làm việc sẽ luôn lớn hơn 100%. Vậy câu hỏi đặt ra là: công ty của bạn đã mang lại cho nhân viên những yếu tố nào?
Các phương pháp khuyến khích nhân viên làm việc hiệu quả
Năng lực của nhân viên thường được thể hiện ở 3 yếu tố chính đó là: Kiến thức được đào tạo, Kỹ năng làm việc, Thái độ công việc. Dựa trên 3 yếu tố này mà nhà lãnh đạo sẽ có hình thức khuyến khích, động viên một cách khoa học và hợp lý sao cho đội ngũ nhân viên làm việc tốt nhất. Xuất phát từ cơ sở động viên và nguồn gốc những nhu cầu của con người nên các tập đoàn kinh tế lớn trên thế giới đã đúc rút ra kinh nghiệm về cách khuyến khích đội ngũ nhân viên làm việc hiệu quả được thể hiện qua 6 phương pháp dưới đây:
1. Linh hoạt trong cách thức làm việc
- Về phương pháp làm việc: Bạn nên nới rộng và thoải mái hơn một chút. Hiểu đơn giản là: làm thế nào thì làm, phương pháp gì thì tùy nhưng miễn sao đạt được hiệu quả công việc tốt. Tuy nhiên, nới rộng không có nghĩa là buông lỏng hoàn toàn mà bạn vẫn cần phải có sự giám sát, theo dõi xem hiệu quả đạt được đến đâu.
- Nhịp độ làm việc: Không nhất thiết phải giờ nào việc đó, ngồi làm việc liên tục 8h/ngày, 5.5 ngày/tuần mà sẽ tùy loại hình công việc để có nhịp độ sao cho “dễ thở” nhất. Nếu thấy công việc căng thẳng, bạn cũng có thể cho nhân viên nghỉ ngơi giữa ca làm việc, uống một tách trà, một ly cà phê sau đó tiếp tục làm việc. Quan trọng mục đích cuối cùng bạn hướng đến là công việc phải đạt được hiệu quả.
- Trình tự làm việc: Không nhất thiết phải làm cái gì trước cái gì sau theo quy trình nghiêm ngặt. Bạn nên để cho nhân viên phát huy khả năng, sự sáng tạo và “cái tôi” trong quá trình thực hiện, miễn sao làm việc đạt hiệu quả cao là được.
Nói tóm lại, hình thức này khuyên bạn nên linh hoạt và nới rộng cách thức làm việc ra một chút, không cần kiểm soát quá chặt chẽ nhưng cũng không quá buông lỏng. Như vậy sẽ đạt được hiệu suất cao.
2. Gia tăng sự tham gia ý kiến đóng góp của nhân viên
Theo tâm lý học thì con người thường muốn hướng đến sự thể hiện và cái tôi của mình, thường đánh giá cao bản thân như: năng lực, suy nghĩ. Vậy nên, bạn hãy để cho họ được nói theo ý nghĩ và thỏa mãn cái tôi của bản thân. Chính sự tham gia, đóng góp ý kiến này vô hình lại trở thành một sự động viên, khích lệ. Mặt khác, việc nhân viên không nói, không tham gia đóng góp ý kiến sẽ rất nguy hiểm cho sự phát triển của doanh nghiệp. Chính vì vậy nếu có thể thì bạn cũng nên yêu cầu nhân viên phải tham gia, đóng góp ý kiến trong mỗi cuộc họp hay thảo luận vấn đề nào đó. Bạn có thể tham khảo một số cách làm để gia tăng sự đóng góp ý kiến của nhân viên như:
- Tạo phương thức cho nhân viên tham gia: Hộp thư góp ý, điện thoại đường dây nóng, hộp thư điện tử, gặp mặt định kỳ tại công ty, gặp trực tiếp riêng bất kỳ thời điểm nào.
- Có thái độ nghiêm túc với thông tin khi nhận được: Nếu điều đó không đúng, bạn hãy nhẫn nại và giải thích cho nhân viên hiểu, không được nổi nóng hay trù dập sau đó. Nếu điều đó là đúng, bạn hãy chọn đám đông thừa nhận điều này là đúng và chính thức đưa vào quyết định. Như vậy sẽ tạo động lực và lần sau nhân viên sẽ tiếp tục tham gia, đóng góp ý kiến.
3. Khen ngợi
Thông thường tâm lý con người thì ai cũng thích được khen. Khen ngợi được coi là một hình thức động viên vì khi khen sẽ tạo nên hiệu ứng hưng phấn cho tâm lý người nghe, kể cả là khen không đúng hay chưa đúng sự thật. Để việc khen ngợi phát huy tối đa hiệu quả thì bạn phải khen có nghệ thuật. Vậy kỹ năng cần có khi khen ngợi là gì?
- Khen chọn chỗ đám đông: Chỗ đông người thì nhân viên sẽ cảm thấy vinh dự hơn, được "nở mày nở mặt" hơn với mọi người và họ sẽ lấy đó làm động lực để cố gắng hơn nữa.
Khen nhân viên phải chọn chỗ đông người.
- Khen điểm mạnh nhất: Bạn nên chọn điểm mạnh nhất trong số các điểm mạnh, thành tích tốt nhất trong số các thành tích đạt được của nhân viên để khen.
- Khen đúng mức độ, không nói quá: Điều này sẽ thể hiện sự chân thành. Nói quá sẽ thành sáo rỗng và thiếu đi sự chân thành.
- Khen kịp thời và đúng lúc: Việc khen ngợi kịp thời, đúng lúc sẽ giúp cho nhân viên cảm thấy sự đóng góp, thành tích của mình luôn được ban lãnh đạo quan tâm, chú ý và ghi nhận.
- Khen tùy đối tượng: Tùy từng người mà bạn nên có cách khen sao cho hợp lý. Khen người hiểu biết hay người lớn tuổi sẽ khó hơn.
- Hình thức khen: Bằng khen, giấy khen, tuyên dương, món quà, hiện vật,…và bằng nhiều cách như: lời nói, ánh mắt, nụ cười, hành vi thể hiện.
4. Sự thăng tiến
Bản chất của sự thăng tiến là một dạng khen thưởng, ghi nhận công lao, thành tích, sự đóng góp. Nhưng vì nó quá đặc biệt nên người ta tách thành một yếu tố riêng. Thăng tiến là sự động viên vì nó nằm trong nhu cầu số 4 của con người đó là: Sự kính trọng. Sau khi đủ ăn, đủ mặc, đủ an toàn, đủ sự giao tiếp quan hệ xã hội thì người ta muốn có sự ghi nhận và vượt lên đứng đầu. Về vấn đề động viên bằng sự thăng tiến, bạn hãy lưu ý những điều cần tránh sau:
- Hứa thăng chức vào vị trí không có thật.
- Hứa thăng chức vào vị trí có thật nhưng không bao giờ làm.
- Thăng tiến không tỉ lệ thuận với công trạng. Sự thăng tiến chỉ trở thành nguồn động viên nếu dựa trên công trạng. Ngược lại sẽ là sự sáo rỗng và không có ý nghĩa.
5. Môi trường làm việc
Bản thân môi trường làm việc cũng sẽ tạo nên một giải pháp khích lệ tinh thần nhân viên làm việc tích cực. Nếu có ý kiến phản hồi, phàn nàn về môi trường làm việc thì người lãnh đạo phải có mặt để giải quyết ngay. Trường hợp không có ý kiến phản hồi thì bạn cũng nên chủ động hỏi thăm nhân viên của mình về nhu cầu môi trường làm việc và cải thiện cho tốt hơn.
- Môi trường vật chất: Ánh sáng, công cụ dụng cụ, thiết bị làm việc, phòng ốc, không gian làm việc phải đầy đủ, sạch sẽ, thoáng mát.
- Môi trường tinh thần: Sự công bằng, bình đẳng, sự cởi mở, được tôn trọng, tinh thần đồng đội, tương thân tương ái lẫn nhau.
6. Tiền
Tiền đại diện cho của cải và là một giải pháp động viên về vật chất, làm cho thu nhập của nhân viên tăng. Một số phương pháp khuyến khích bằng tiền như:
- Thưởng tiền mặt.
- Chế độ phúc lợi.
- Chế độ đãi ngộ: tặng nhà, xe,….
Lưu ý: Hạn chế động viên bằng việc tăng lương vì về bản chất lương là giá cả của sức lao động. Bạn chỉ có thể tăng lương lên chứ không thể giảm xuống sau khi đã tăng.
Như vậy, trong 6 cách động viên hiệu quả ở trên thì nhóm khích lệ tinh thần sẽ bao gồm 5 yếu tố đầu tiên và nhóm khích lệ vật chất bao gồm 1 yếu tố là tiền (thu nhập).
Nhà lãnh đạo cần lưu ý điều gì về cách khuyến khích nhân viên?
- Thứ nhất: Giá trị của đội ngũ nhân viên là không giống nhau nên mỗi nhân viên phải có một sự động viên khác nhau.
- Thứ hai: Độ tuối là không giống nhau nên phải tùy theo độ tuổi, thành phần nhân viên trong doanh nghiệp để có hình thức động viên cho phù hợp. Ví dụ: Với nhân viên trẻ thì động viên nên nhấn vào định hướng nghề nghiệp (cơ hội thăng tiến, cơ hội phát triển nghề); chương trình huấn luyện, đào tạo; cho họ cơ hội được nói lên ý kiến của mình; Với nhân viên lớn tuổi thì nhấn vào chính sách đãi ngộ, chế độ phúc lợi xã hội (bảo hiểm), hỗ trợ linh hoạt (ốm đau, mệt mỏi cho nghỉ đột xuất); Với nhân viên làm việc bán thời gian cần linh hoạt về thời gian, tạo cho thu nhập nhưng sẽ có sự ràng buộc. Ví dụ: 3 tháng lãnh lương 1 lần, năm sau nhận thưởng năm trước; Với nhân viên nữ thì phải thừa nhận phong cách đặc trưng của giới tính (nhõng nhẽo, tâm lý thay đổi sáng nắng chiều mưa,…), liên tục tạo ra sự bình đẳng.
Trên đây là cách khuyến khích nhân viên làm việc hiệu quả mà chúng tôi muốn chia sẻ để các bạn cùng tham khảo. Từ những cơ sở lý thuyết và phương pháp động viên làm việc thực tế ở trên, chúng tôi hi vọng bạn có thể xem xét và áp dụng vào doanh nghiệp của mình sao cho phù hợp và mang lại hiệu quả tốt nhất. Xin cảm ơn các bạn đã đọc bài viết!
